Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định văn bản công chứng điện tử được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến. Văn bản công chứng giấy được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về giao dịch điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.

Phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử

Theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự. Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác. Cơ quan đại diện ngoại giao thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 73 của Luật Công chứng.

Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử

• Tài khoản cung cấp dịch vụ công chứng điện tử của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải được tạo lập trên nền tảng công chứng điện tử đáp ứng các quy định tại Điều 51 của Nghị định 104/2025/NĐ-CP.
• Chữ ký số sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy của Việt Nam cung cấp.
• Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký chữ ký số tại Sở Tư pháp nơi tổ chức đăng ký hoạt động.
• Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo đảm điều kiện về máy tính, đường truyền mạng, thiết bị điện tử và các điều kiện cần thiết khác.

Điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử

Người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp. Tổ chức, cá nhân có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ trên nền tảng công chứng điện tử hoặc được xác thực, cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID tại thời điểm tham gia giao dịch.

Quy trình công chứng điện tử trực tiếp

Bước 1: Người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện các công việc theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 43 Luật Công chứng. Bước 2: Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tiếp gồm tài khoản của công chứng viên và những người tham gia giao dịch (nếu có). Bước 3: Tải lên nền tảng văn bản giao dịch dạng thông điệp dữ liệu hoặc đã được ký số. Bước 4: Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản hoặc công chứng viên đọc cho nghe. Bước 5: Người yêu cầu đồng ý nội dung thì xuất trình giấy tờ để công chứng viên kiểm tra, đối chiếu với cơ sở dữ liệu. Bước 6: Công chứng viên nhận diện, xác thực nhân thân và chứng kiến người tham gia ký số vào văn bản giao dịch. Bước 7: Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số, ký số và gắn dấu thời gian vào lời chứng. Bước 8: Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản, thu phí, gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu. Bước 9: Vào số công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử.

Quy trình công chứng điện tử trực tuyến

Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến gồm tài khoản của các bên, thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu, sau đó lần lượt thực hiện các bước: tải lên văn bản giao dịch; người yêu cầu công chứng đọc lại văn bản và xuất trình giấy tờ; công chứng viên kiểm tra, đối chiếu giấy tờ tại các điểm cầu; nhận diện, xác thực nhân thân và chứng kiến ký số; kiểm tra tính hợp lệ chữ ký số của toàn bộ người tham gia; ký số, gắn dấu thời gian; ghi số văn bản, thu phí và gửi văn bản; lập, lưu trữ hồ sơ và chia sẻ quyền truy cập cho các điểm cầu còn lại.

Như vậy, công chứng điện tử trực tuyến cho phép các bên tham gia giao dịch không cần có mặt tại cùng một địa điểm, giao kết giao dịch thông qua các phương tiện trực tuyến dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho người dân và doanh nghiệp.