Trước những chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước về chuyển đổi số cùng xu thế của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang lan tỏa trên toàn cầu, ngành công chứng Việt Nam không thể là ngoại lệ. Trong phiên thảo luận về Dự án luật Công chứng (sửa đổi) ngày 17/06/2024, Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Tô Lâm từng nhấn mạnh: “Luật này, trước hết phải phục vụ cho người dân”.

1.1. Ứng dụng công nghệ số trong hoạt động công chứng tại một số quốc gia

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại các quốc gia thuộc Liên minh công chứng Quốc tế (UINL) được đẩy mạnh từ đầu những năm 2000. Tại Cộng hòa Pháp, công chứng điện tử chính thức áp dụng từ năm 2008, văn bản công chứng điện tử có giá trị như văn bản giấy; hiện nay khoảng 90% văn bản công chứng được ký và lưu trữ ở dạng điện tử. Tại Trung Quốc, Nhật Bản, Mông Cổ, Hàn Quốc, Singapore… cũng đã triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung và áp dụng công chứng điện tử.

1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại Việt Nam

Năm 2004, nhờ sự hỗ trợ của Cộng hòa Pháp, Bộ Tư pháp triển khai xây dựng phần mềm “Master” trong hoạt động công chứng tại các Phòng công chứng nhà nước. Năm 2011, Hà Nội xây dựng thí điểm cơ sở dữ liệu thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng (mạng UCHI); năm 2012, TP.HCM đưa vào vận hành cơ sở dữ liệu công chứng. Các phần mềm, cơ sở dữ liệu đã giảm đáng kể các rủi ro, ngăn chặn tình trạng một tài sản bị mua bán qua công chứng nhiều lần.

Đến nay, sau 9 năm thi hành Luật Công chứng, đã có 58 cơ sở dữ liệu công chứng được xây dựng tại các địa phương. Tuy nhiên, không phải toàn bộ vận hành có hiệu quả; các cơ sở dữ liệu thiếu sự thống nhất, không thể kết nối được với nhau; văn bản, hồ sơ công chứng vẫn được lưu trữ vật lý, chưa được số hóa. Ngoài việc xây dựng cơ sở dữ liệu, việc chuyển đổi số ngành công chứng gần như chưa có sự tiến bộ đáng kể.

2.1. Chuyển đổi số ngành công chứng gắn với chiến lược Chính phủ điện tử

Theo Quyết định số 942/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, nhiệm vụ trọng tâm quốc gia là phát triển các dịch vụ công trực tuyến dựa trên nhu cầu người dân, người dân chỉ cung cấp thông tin một lần. Từ đó xác định các định hướng cơ bản cho ngành công chứng:

• Thứ nhất: Xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, thống nhất trên phạm vi toàn quốc theo hướng sử dụng công nghệ điện toán đám mây.
• Thứ hai: Xây dựng và triển khai dịch vụ công chứng điện tử, cung cấp dịch vụ công chứng trực tuyến đáp ứng nhu cầu người dân, doanh nghiệp.
• Thứ ba: Phát triển dịch vụ công chứng tương thích, đồng bộ với các dịch vụ công khác trên Cổng dịch vụ công quốc gia.
• Thứ tư: Hiện đại hóa quy trình công chứng, ứng dụng công nghệ, thiết bị hiện đại nhằm tự động hóa việc cung cấp dịch vụ, tiết kiệm thời gian và chi phí.

2.2. Xác định rõ nhiệm vụ và chủ thể thực hiện

Việc luật hóa các quy định liên quan đến chuyển đổi số công chứng cần phân công rõ trách nhiệm đối với cơ quan, tổ chức triển khai. Công chứng là dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện, đang được xã hội hóa mạnh mẽ, do đó việc giao thẩm quyền, trách nhiệm cho các tổ chức xã hội nghề nghiệp hoặc tổ chức, cá nhân ngoài Nhà nước triển khai hoạt động chuyển đổi số là phù hợp với chủ trương và xu hướng chung.

2.3. Xác định rõ nội dung chuyển đổi số công chứng

Cần xác định rõ các quy trình công chứng điện tử và phạm vi áp dụng, có tính đến sự phát triển của các giao dịch công chứng sẽ phát sinh trong tương lai; xác định rõ phạm vi, nội dung và cơ chế bảo mật của cơ sở dữ liệu công chứng. Cần đề cao tính bảo mật của dữ liệu công chứng nhưng không có nghĩa là đóng kín hay bảo mật mọi thông tin.

Lộ trình triển khai

• Ngay khi Luật Công chứng (sửa đổi) có hiệu lực, xây dựng các đề án triển khai thí điểm tại các địa phương có đặc thù khác nhau để rút kinh nghiệm trước khi triển khai đồng loạt.
• Triển khai thí điểm cần căn cứ trên nhu cầu thực tế của xã hội, của người dân và công chứng viên trên cơ sở tự nguyện.
• Cần có chính sách ưu tiên, tạo lợi thế cho các tổ chức hành nghề công chứng khi áp dụng thí điểm để tạo động lực, khuyến khích sự chủ động.
• Cần có sự chỉ đạo thống nhất để tạo sự đồng bộ về chính sách; ngành công chứng cần được tiếp cận dữ liệu một cách chính thức từ các cơ sở dữ liệu quốc gia.

Mặc dù hoạt động số hóa ngành công chứng đã được nhắc đến nhiều trong thời gian gần đây, nhưng nhìn một cách tổng thể, nó chưa được thực hiện một cách tương xứng với nhiệm vụ mà ngành công chứng phải gánh vác. Do vậy, cần có chiến lược rõ ràng, bài bản mà điểm bắt đầu chính là xây dựng các cơ sở pháp lý song hành, đồng bộ, đủ mạnh để làm căn cứ thực hiện.