Thực tế dễ nhìn thấy rõ ràng: Đĩa CD cũ bị thay thế bởi danh sách nhạc trên Youtube và Spotify; các cuộc giao dịch tại chỗ của ngân hàng nhường chỗ cho internet banking và ví điện tử; trường học tập trung đóng cửa, học sinh học trực tuyến trên ứng dụng Zoom; mô hình làm việc từ xa đòi hỏi trang bị phần mềm cộng tác và quản lý công việc. Nếu không muốn bị tụt hậu và biến mất, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi số.

1. Chuyển đổi số là gì?

Theo định nghĩa của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, chuyển đổi số là “quá trình tích hợp, áp dụng công nghệ số vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp” nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả quản lý, nâng cao sức cạnh tranh và tạo ra các giá trị mới. “Chuyển đổi” là quá trình cải tiến, thay đổi quy trình vận hành, văn hóa và trải nghiệm khách hàng; còn “số hóa” là quá trình áp dụng công nghệ để đưa dữ liệu lên nền tảng số.

Theo khảo sát thực tế của www.idct.vn tại nhiều tỉnh thành như Bình Dương, Bình Thuận, Hòa Bình, Quảng Nam, Ninh Thuận, Bình Phước…, có tới 30% doanh nghiệp dù quan tâm nhưng vẫn còn nhiều mơ hồ xoay quanh chuyển đổi số.

Những hiểu lầm phổ biến nhất về chuyển đổi số

• Hiểu lầm 1 – Chuyển đổi số đơn thuần là áp dụng công nghệ: Công nghệ chỉ là công cụ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh và hiệu quả hơn. Chuyển đổi số là bài toán tổng thể về thay đổi tư duy và thói quen làm việc của con người.
• Hiểu lầm 2 – Chuyển đổi số vô cùng tốn kém: 88% CIO của các công ty có tiềm lực kinh tế lớn thừa nhận đã thất bại hoặc trì hoãn chuyển đổi số. Tiền không phải là yếu tố quyết định chuyển đổi số thành công.
• Hiểu lầm 3 – Chuyển đổi số là sân chơi riêng của các ông lớn công nghệ: Điện toán đám mây, mã nguồn mở… đã chia đều cơ hội cho mọi doanh nghiệp, kể cả khi nguồn lực còn hạn hẹp.

2. Dấu hiệu doanh nghiệp đang cần chuyển đổi số

• Kinh doanh theo cách cũ không còn đem lại kết quả tốt như trước – bài học từ sự sụp đổ của Nokia và Yahoo.
• Lãnh đạo dần mất kiểm soát và phải hạ thấp tiêu chuẩn của mình.
• Quản lý cần ra quyết định nhưng không có dữ liệu hoặc dữ liệu bị sai.
• Nhân viên bị cản chân vì quá nhiều công việc thủ công lặp lại, năng suất thấp.

3. Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?

Mục đích ngắn hạn: Giải quyết dứt điểm 4 nỗi đau: chưa tinh gọn và linh hoạt; lãng phí tài nguyên và nguồn lực; chưa thống nhất trong quản trị và điều hành; thiếu dữ liệu để tạo đột phá. Kết quả là tốc độ tăng trưởng nhanh, nguồn lực tiết kiệm, thực thi chủ động và quyết định chính xác hơn.

Mục đích trung hạn: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp bứt phá về doanh số và tính cạnh tranh, đối phó với sự biến động (Volatility) bằng tốc độ xoay chuyển, với sự phức tạp (Complexity) bằng bộ máy tinh gọn, với sự mơ hồ (Ambiguity) bằng việc kiểm soát và phân tích dữ liệu.

Mục đích dài hạn: Chuyển đổi số đã trở thành xu hướng không thể đảo ngược – nếu đứng im thì đồng nghĩa với việc tụt lùi. “Cứ 10 công ty trong danh sách Fortune 500 hiện nay, sẽ có 4 công ty biến mất trong vòng 10 năm tới”.

4. Lộ trình chuyển đổi số (3 giai đoạn)

• Giai đoạn 1 – Số hóa: Chuyển đổi tất cả thông tin trên giấy lên nền tảng số dưới định dạng tệp tin kỹ thuật số.
• Giai đoạn 2 – Tối ưu: Sử dụng dữ liệu số để đơn giản hóa cách làm việc, vận hành nhanh hơn và tốt hơn.
• Giai đoạn 3 – Chuyển đổi: Tận dụng sức mạnh công nghệ để xây dựng lại triệt để bộ máy vận hành, thay đổi cách thức kinh doanh và tạo ra mô hình doanh nghiệp hoàn toàn mới.

5. Công thức chuyển đổi số (6 trụ cột)

• Trụ cột 1 – Trải nghiệm số cho khách hàng: 86% khách hàng muốn chi trả nhiều hơn cho một trải nghiệm khách hàng tốt.
• Trụ cột 2 – Chiến lược số: Bắt đầu từ tầm nhìn của nhà lãnh đạo, bao gồm mục tiêu và kế hoạch hành động cụ thể cho từng giai đoạn.
• Trụ cột 3 – Hạ tầng và công nghệ số: Gồm viễn thông băng rộng, an ninh mạng, AI, big data, điện toán đám mây, blockchain, IoT…
• Trụ cột 4 – Vận hành số: Tận dụng công nghệ để tối ưu quy trình nghiệp vụ, tối thiểu hóa sai sót, tối đa hóa kết quả đầu ra.
• Trụ cột 5 – Văn hóa số: Nếu chiến lược là hạt giống thì văn hóa chính là đất – lấy khách hàng làm trung tâm, coi trọng hợp tác hơn nỗ lực cá nhân.
• Trụ cột 6 – Dữ liệu số: Big data là khối tài sản vô giá giúp cắt giảm chi phí, tối ưu sản phẩm và đưa ra quyết định nhanh, đúng hơn.

6. Các lý do phổ biến khiến chuyển đổi số thất bại

• Thiếu phương pháp và nguyên lý, không có lộ trình, mục tiêu rõ ràng.
• Thiếu sự cam kết và nhất quán của lãnh đạo.
• Chất lượng nguồn nhân lực thấp, khả năng thích ứng chưa cao.
• Coi chuyển đổi số là vấn đề của riêng công nghệ, bỏ quên con người, ngân sách và thời gian.
• Không đợi được kết quả đến muộn, dễ bỏ cuộc.

7. Yếu tố cần thiết để chuyển đổi số thành công (5 yếu tố)

• Tư duy: “Tư duy đổi trước, công nghệ theo sau” – Gartner đề xuất kế hoạch 4 bước: vạch ra tầm nhìn, thiết lập chỉ số, lựa chọn phương tiện, kiên nhẫn theo dõi.
• Con người: Đội ngũ nhân sự là cốt lõi; cần sự đồng lòng, thống nhất từ nhân viên và đào tạo bài bản.
• Ngân sách: Xem chuyển đổi số là khoản đầu tư thay vì chi phí, tính toán dựa trên hiệu suất lợi nhuận.
• Thời gian: 5 năm là khoảng thời gian phổ biến cho một lộ trình chuyển đổi số; đây là hành trình không có điểm kết thúc.
• Giải pháp công nghệ: Công nghệ phải phù hợp với mục đích và đặc thù kinh doanh, đáp ứng 5 tiêu chí về uy tín, dễ triển khai, tự động cập nhật, khả năng tích hợp và hỗ trợ làm việc từ xa.

8. Các bước triển khai công nghệ trong chuyển đổi số

Doanh nghiệp nên đồng hành cùng một đơn vị tư vấn và cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện ngay từ giai đoạn đầu tiên là SỐ HÓA, trải qua 3 giai đoạn: Tiền triển khai (lựa chọn bài toán, chuẩn bị dữ liệu, thiết lập hệ thống, xây dựng đội tiên phong, truyền thông nội bộ), Triển khai (đào tạo, ban hành chính sách sử dụng, theo dõi xử lý vấn đề) và Đo lường hiệu quả (đo lường qua 4 thước đo: Vận hành, Khách hàng, Nhân viên và Giá trị mới).

Theo thống kê, có đến 87% các dự án chuyển đổi số thất bại vì nhiều CEO chỉ đang mơ hồ về kết quả đạt được. Nguyên tắc cơ bản trong quản trị: bạn không thể quản lý những gì không đo lường được.