🔍 Giới thiệu về Workflow eSign

Trong doanh nghiệp hiện nay, hàng ngày có hàng trăm văn bản, hợp đồng, tờ trình và hồ sơ cần phê duyệt. Nếu thực hiện bằng giấy tờ truyền thống, quy trình này mất nhiều thời gian, dễ sai sót và khó kiểm soát.

Workflow eSign là giải pháp quản trị quy trình ký & phê duyệt điện tử toàn trình, giúp doanh nghiệp tự động hóa luồng công việc, ký số hợp pháp và theo dõi tiến độ phê duyệt mọi lúc, mọi nơi — tất cả chỉ trong một nền tảng duy nhất.

💡 Tính năng nổi bật của Workflow eSign

1. 🧭 Thiết lập quy trình ký linh hoạt

• Tạo, tùy chỉnh và quản lý quy trình phê duyệt theo luồng tuần tự hoặc song song.

• Gán vai trò cho từng cá nhân hoặc phòng ban (soạn thảo, kiểm tra, ký, phê duyệt, lưu trữ).

• Dễ dàng thay đổi luồng xử lý khi tổ chức có điều chỉnh cơ cấu.

2. 🖊️ Ký điện tử & ký số hợp pháp

• Tích hợp trực tiếp với chữ ký số CA, ký số từ xa (Remote Signing) hoặc CCCD gắn chip.

• Đảm bảo giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

• Hỗ trợ nhiều định dạng ký: PAdES, XAdES, CAdES trên PDF, Word, XML.

3. 🔄 Theo dõi & nhắc việc tự động

• Hệ thống gửi thông báo tự động qua email, SMS hoặc ứng dụng khi có tài liệu cần xử lý.

• Cảnh báo khi quá hạn phê duyệt hoặc có thay đổi luồng ký.

• Cập nhật trạng thái ký theo thời gian thực trên giao diện Dashboard.

4. 🔍 Lưu trữ & truy vết toàn bộ quá trình ký

• Lưu toàn bộ lịch sử phê duyệt, người ký, thời gian ký, địa chỉ IP.

• Tích hợp với eArchive để lưu hồ sơ điện tử dài hạn.

• Dễ dàng tra cứu và xuất báo cáo chỉ với vài thao tác.

5. 🤝 Tích hợp linh hoạt với hệ thống doanh nghiệp

• Kết nối nhanh với ERP, CRM, DMS, eOffice, HRM, hệ thống hợp đồng điện tử.

• Cung cấp API mở, dễ dàng mở rộng và tùy chỉnh theo nhu cầu từng tổ chức.

🚀 Lợi ích khi sử dụng Workflow eSign

🧠 Vì sao nên chọn IDCT Workflow eSign

• ✅ Giải pháp toàn trình: Kết hợp định danh (ID Gateway), ký số (Remote Signing) và lưu trữ (eArchive).

• 🔧 Tùy biến linh hoạt: Phù hợp với mọi mô hình – doanh nghiệp, cơ quan, ngân hàng, y tế, giáo dục.

• 🔒 Bảo mật cấp độ cao: Mã hóa AES-256, xác thực OTP, chứng thực thời gian TSA.

• 🌐 Tương thích đa nền tảng: Web, mobile, tablet.

• 💬 Hỗ trợ 24/7 – Tư vấn, đào tạo, bảo trì nhanh chóng.

🏢 Ứng dụng thực tế của Workflow eSign

• Doanh nghiệp: Ký hợp đồng, phê duyệt đề xuất, biên bản, hóa đơn.

• Cơ quan nhà nước: Ký công văn, tờ trình, quyết định, thông báo hành chính.

• Ngân hàng: Phê duyệt giao dịch, hợp đồng tín dụng, văn bản nội bộ.

• Y tế: Duyệt bệnh án, báo cáo y tế, tài liệu chuyên môn.

• Giáo dục: Phê duyệt kế hoạch giảng dạy, chứng chỉ, văn bản học thuật.

🔎 So sánh quy trình truyền thống & Workflow eSign

Workflow eSign là giải pháp quản trị quy trình ký & phê duyệt điện tử toàn diện, giúp doanh nghiệp và tổ chức tự động hóa quy trình phê duyệt – ký số – lưu trữ hồ sơ điện tử một cách an toàn, nhanh chóng và hợp pháp.

Đây chính là bước đi tất yếu trong hành trình chuyển đổi số, giúp tối ưu vận hành, tăng hiệu suất và nâng cao trải nghiệm cho mọi cá nhân trong tổ chức.